LABORATORIUM JASA UJI

BALAI BESAR PERAMALAN ORGANISME PENGGANGGU TUMBUHAN

PROSEDUR MUTU

PERLINDUNGAN KERAHASIAAN INFORMASI

DAN KEPEMILIKAN PELANGGAN

No. Dokumen : PM-LAB-4.1.1

1.        TUJUAN

Prosedur mutu ini memberikan pedoman dalam perlindungan kerahasiaan informasi dan kepemilikan pelanggan.

2.        RUANG LINGKUP

Prosedur mutu ini berlaku bagi setiap infomasi, sampel, data pelanggan dan hasil pengujian  milik pelanggan.

.                                                               

3.        URAIAN UMUM

3.1.    Prosedur mutu ini dilaksanakan untuk memastikan setiap informasi, sampel, data pelanggan dan hasil pengujian pelanggan terjaga kerahasiaannya dan dicegah dari penggunaan kecuali mendapat ijin dari pelanggan.

3.2.    Prosedur mutu ini dilaksanakan juga untuk memastikan setiap kepemilikan pelanggan dijaga dan dilindungi dari penggunaan yang diluar ijin pelanggan.

3.3.    Seluruh data, informasi dan kepemilikan  pelanggan tidak diinformasikan kepada pihak ketiga dan/atau digunakan dalam kegiatan pengujian lain kecuali telah mendapatkan ijin dari pelanggan.

3.4.    Hasil pengujian yang disimpan dalam bentuk soft copy tidak diinformasikan kepada pihak ketiga kecuali telah mendapatkan ijin dari pelanggan.

3.5.    Penyimpanan data hasil pengujian  dalam bentuk softcopy diberi password oleh Manager Teknis yang secara berkala dilakukan pembaharuan password berdasarkan instruksi kerja terdokumentasi.

3.6.    Penggunaan data hasil pengujian yang disimpan dalam bentuk softcopy harus mendapatkan ijin dari Manager Teknis.

3.7.    Setiap penggunaan data hasil pengujian dalam bentuk soft copy dilakukan pencatatan mencakup : nama pengguna, hari /tanggal, tujuan penggunaan dan keterangan lain yang relevan.

4.        PROSEDUR

4.1.    Manager Administrasi  dan  Manager Teknis .

4.1.1.   Mengidentifikasi setiap informasi, sampel, data pelanggan , hasil pengujian dan setiap kepemilikan pelanggan.

4.1.2.   Mensosialisasikan kepada seluruh analis tentang persyaratan sebagaimana diatur dalam butir 4.1.1.

4.1.3.   Mengkoordinir seluruh analis, dan staf dalam memenuhi persyaratan butir 4.1.1. melalui :

4.1.3.1.      Setiap penggunaan informasi, sampel, data pelanggan, hasil pengujian dan kepemilikan pelanggan dilakukan dengan hati-hati berdasarkan insruksi kerja terdokumentasi.

4.1.3.2.      Pencatatan hasil kegiatan pengujian secara lengkap,  akurat dan terjaga keamanannya.

4.1.3.3.      Penggunaan password untuk setiap hasil yang disimpan dalam bentuk soft copy.

4.1.3.4.      Penggunaan kode-kode yang unik dalam pemberian identifikasi sampel dan penugasan pengujian sehingga analis tidak benar-benar memahami sampel yang dikerjakan milik pelanggan yang mana.

4.2.    Analis dan Staf

4.2.1.      Menerima sosialisasi terkait kerahasiaan informasi dan perlindungan kepemilikan pelanggan dari Manager Teknis.

4.2.2.      Melaksanakan setiap ketentuan tentang kerahasiaan informasi dan perlindungan kepemilikan pelanggan.

4.2.3.      Membuat daftar sampel, barang dan hasil pengujian milik pelanggan yang perlu dijaga kerahasiaannya atau dilindungi dengan menggunakan formulir daftar informasi/barang yang dijaga kerahasiaannya.PM-LAB-4.1.1/F1

4.2.4.      Mendokumentasikan pelaksanaan ketentuan kerahasiaan dan perlindungan kepemilikan pelanggan yang relevan.

5.        FORMULIR TERKAIT

5.1.     PM-LAB-4.1.1/F1 Formulir Daftar informasi/ barang yang dijaga

kerahasiaannya.

6.        LAMPIRAN TERKAIT

            N/A